Hoe schrijf je een goed verslag?

Algemene tips voor het schrijven van verslagen

Hieronder geven we je algemene tips voor het schrijven van een goed verslag:

• Volg de specifieke richtlijnen of vereisten vanuit je opleiding. Let op eisen met betrekking tot de opmaak, het maximale aantal woorden en bronvermeldingen. Zorg ervoor dat je deze richtlijnen naleeft.
• Begin met een duidelijk doel voor ogen: wat is het doel van je verslag en wat wil je bereiken bij de ontvanger?
• Houd bij het schrijven van je rapport rekening met je doelgroep. Gebruik taal en voorbeelden die relevant zijn voor je lezers en die tot de verbeelding spreken. Benoem ook eventuele zorgen of vragen die je lezer kan hebben.
• Deel je verslag op een logische wijze in met behulp van koppen, subkoppen en opsommingstekens. Veel lezers scannen en op deze manier help je de lezer door het verslag heen.
• Gebruik duidelijke taal, blijf zo beknopt mogelijk en vermijd jargon en technische termen als dit niet nodig is. Je rapport moet gemakkelijk te begrijpen zijn voor de beoogde doelgroep. Simpele bewoording werkt vaak beter dan uitgebreide, wollige teksten.
• Zorg voor bronnen en ondersteun je bevindingen met voldoende bewijs. Gebruik relevante en actuele literatuur, data van je eigen onderzoek en aanvullende informatie vanuit je deskresearch om je bevindingen en conclusies te ondersteunen. Zorg ervoor dat je bronnen betrouwbaar en relevant zijn voor het onderwerp.
• Houd een objectieve toon aan in je rapport en presenteer feiten en bewijsmateriaal zonder vooringenomenheid of persoonlijke mening.
• Vat de belangrijkste bevindingen van je rapport samen in een management summary of samenvatting, zodat lezers snel de belangrijkste punten kunnen begrijpen. Deze samenvatting komt voor de inhoudsopgave.
• Gebruik tabellen, grafieken en andere visuele hulpmiddelen om lezers te helpen complexe informatie en gegevens te begrijpen.
• Controleer je rapport zorgvuldig op grammaticale, spelling- en interpunctiefouten.

Taalkundige tips bij het schrijven van verslagen

De belangrijkste aanwijzingen om je verslag taalkundig in orde te maken zijn:

• Kies een zakelijke schrijfstijl in plaats van informeel taalgebruik.
• Gebruik geen ik/jij/wij, tenzij dit in je afstudeerhandleiding vermeld staat. In het voorwoord mag je wel vanuit de ik-vorm schrijven.
• Gebruik door het hele verslag dezelfde werkwoordstijl. Kies of je de tegenwoordige of voltooide verleden tijd gebruikt en blijf dit consequent toepassen.
• Gebruik geen commerciële taal, zoals bijvoorbeeld ‘De bank excelleert met innovatieve producten en een betrouwbare en klantvriendelijke dienstverlening’. Dit is vaak een copy-paste van de website, terwijl je tekst altijd in je eigen woorden geschreven moet zijn. Als je iets letterlijk overneemt, vermeld dan altijd de bron van de tekst.
• Schrijf afkortingen in de tekst, zoals t.a.v., v.w.b., en enz., volledig uit. Afkortingen van bedrijven worden de eerste keer volledig uitgeschreven en daarna wordt de afkorting gebruikt. Bijvoorbeeld: Centraal Bureau voor de Statistiek en later in de tekst CBS.
• Wanneer je een begrip introduceert in de tekst dat uitleg behoeft, geef dan bij de eerste vermelding uitleg.
• Gebruik ook cijfers op dezelfde manier. Dus niet: ‘In hoofdstuk 2 behandelen we de theorie, in hoofdstuk drie bespreken we de methoden.’ Wees ook hierin consequent. Voor het schrijven van getallen in cijfers of letters bestaan geen officiële regels. De richtlijnen met betrekking tot cijfers in getallen of letters die veel mensen gebruiken, kun je vinden op Onze taal.
• Vermijd herhalingen. Je hoeft iets maar één keer te zeggen.
• Zorg ervoor dat de hele tekst is gecontroleerd op grammatica, spelfouten en dat de zinsconstructie klopt en zinnen goed lopen. Laat iemand anders het verslag lezen of gebruik een spellingchecker. Verbeter alle fouten voordat je het verslag inlevert. Wil je jouw verslag door een professional laten nakijken op taal? Laat dan een corrector van Jouw Scriptiecoach je verslag of scriptie nakijken.

Tips voor de lay-out bij het schrijven van verslagen

Het is belangrijk dat een verslag een mooie lay-out heeft, aangezien het oog ook wat wil. Een rommelig document is minder aantrekkelijk. Gebruik daarom de volgende tips:

• Gebruik een sobere, consistente lay-out die de inhoud ondersteunt en beperk het gebruik van gekleurde tekst.
• Begin elk hoofdstuk op een nieuwe pagina.
• Zorg ervoor dat alle titels van hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen er op dezelfde manier uitzien. Je kunt daarbij gebruikmaken van de optie ‘Inhoudsopgave’ in Word.
• Zorg ervoor dat alle alinea's op dezelfde manier gescheiden zijn, bijvoorbeeld door een witregel of door in te springen (maar niet beide en niet afwisselend). Probeer ook te zorgen dat de lengte van de alinea's ongeveer gelijk is.
• Vaak worden teksten geïllustreerd met figuren en tabellen. Zet figuren en tabellen zo dicht mogelijk bij de plaats waar je naar ze verwijst. Onder de figuren en tabellen moet een duidelijke beschrijving worden geplaatst, bijvoorbeeld ‘Figuur 1. Abell marktafbakening’.
• Als een figuur of tabel uitleg behoeft, geef die dan ook in de tekst. Als je Engelse begrippen gebruikt in de tekst, zet ze dan cursief.
• Gebruik hierbij geen aanhalingstekens, die zijn alleen voor citaten.

Tips voor de structuur bij het schrijven van verslagen

Een verslag met een heldere structuur leest beter, je kunt dan goed de rode draad van je verhaal volgen. Met onderstaande tips zorg je voor een heldere structuur:

• Neem de lezer bij de hand en begin ieder hoofdstuk met een heldere inleiding waarin je vertelt wat de lezer kan verwachten in dat hoofdstuk.
• Bekijk voorbeelden van andere verslagen. In de hbo Kennisbank vind je voorbeelden van scripties die je als inspiratie kunt gebruiken. Raadpleeg ook de Vlaamse scriptiedatabank.
• Zorg ervoor dat de structuur van je verslag helder is qua opbouw. Plaats bij elkaar horende zaken ook daadwerkelijk bij elkaar. Als je oorzaken en gevolgen wilt bespreken, begin dan met het behandelen van de oorzaken in een alinea en schrijf vervolgens de gevolgen in een aparte alinea.
• Maak overgangen en verbindingen tussen alinea's, paragrafen en hoofdstukken. Maak hierbij gebruik van verbindingswoorden. Verbindingswoorden verbinden deelzinnen en zinnen met elkaar en verduidelijken verbanden.
• Vergeet niet om de keuzes die je maakt in je verslag te onderbouwen en te rechtvaardigen. Leg bijvoorbeeld uit waarom je voor een bepaalde theorie of een bepaald model hebt gekozen. Zorg ervoor dat je jouw keuzes toelicht in de tekst.
• Zorg ervoor dat je inhoudsopgave correct en overzichtelijk is. Dat betekent dat de nummers, titels en paginanummers overeenkomen met de daadwerkelijke inhoud van je verslag. Gebruik eventueel Word om een inhoudsopgave te maken.
• Vermijd het ’omgevallenboekenkastsyndroom’. Dit betekent dat hele verhalen uit verschillende bronnen simpelweg achter elkaar geplakt worden in de tekst, zonder dat er een verband bestaat tussen die informatie in het verhaal. Je kunt veel informatie in je document verwerken om te laten zien dat je veel weet over je onderwerp, maar als het niets toevoegt aan je verhaal, schrap het dan vooral. Een handige controlevraag die je jezelf kunt stellen is of je deze informatie nodig hebt om antwoord te geven op je hoofdvraag en deelvragen.
• Zorg ervoor dat je resultaten ook daadwerkelijk resultaten zijn en je conclusies ook daadwerkelijk conclusies. Vermijd ook hier herhalingen.

Wat als het schrijven niet lukt?

Misschien vind je schrijven een lastig proces, heb je geen inspiratie of vind je het moeilijk om je gedachten op papier te zetten. Onze scriptiecoaches kunnen je helpen met het maken van een duidelijke opzet en het verbeteren van je schrijfvaardigheden. Wil je hier meer over weten? Vraag dan een adviesgesprek aan en we zullen snel contact met je opnemen.